פגישות אישיות (אחד על אחד) של מנהל.ת עם העובדים שלהם. מה דעתכם - נחוץ או שאפשר לוותר?

השבוע ניהלתי "ויכוח" עם עוד מנהל על הנחיצות של פגישות אישיות - שלו עם המנהלים ועם העובדים שלו.

חלק מהמנהלים שאני פוגשת טוענים שהם לא רואים צורך בפגישות אישיות כי הם "יושבים עם העובדים שלהם באותו חלל", "מדברים עם העובדים כל היום" , "אוכלים כל יום ביחד", "מתעדכנים ב DAILY או כשיש בעיות באופן שוטף וזה מספיק", "אין זמן".

לעיתים מתברר שהם נמנעים מסיבות שונות: יש מי שחושש מפורמאליות יתר, יש מי שחושש מהמעמד האינטימי ועוד …

אז למה צריך?

אחד האתגרים הניהוליים של כל מנהל.ת הוא הנעת עובדים ויצירת מוטיבציה לאורך זמן, שתגרום לעובדים להביא את עצמם במיטבם, לגלות מחויבות לארגון, ולהיות בפוקוס להשגת המטרות תוך שיתוף פעולה עם גורמים אחרים בארגון.

הפגישה האישית עונה על מספר צרכים:

1. היא הזדמנות ליצור חיבור אישי, להתעניין בעובד ולהכיר אותו, מה החוזקות שלו, מה חשוב לו ומה עובר עליו מחוץ לעבודה.

2. מקום לשיח מקצועי - אישי: התעדכנות הדדית, סטטוס, הצפה של הישגים ואתגרים ממהלך השבוע, שיח על אופן הפתרון של בעיות והזדמנות לתת פידבק, לתאם ציפיות, לחנוך וללמד.

זה המקום גם לעובד לשתף בקשיים ואתגרים איתם הוא מתמודד וזקוק לעזרת המנהל, מה שלא יהיה לו נח להעלות בפגישת DAILY בנוכחות שאר חברי הצוות.

3. תכנון קדימה - הן של משימות טווח קצר ובינוני והן של התפתחות העובד.

ההמלצה שלי היא לקיים פגישות אחד על אחד בתדירות קבועה ביומן (אחת לשבוע / שבועיים) , וכך

גם לעובד וגם למנהל יש הזדמנות להגיע מוכנים לפגישה ולא להתנהל "על הדרך". הפגישה הקבועה מאפשרת מעקב מסודר אחר המשימות וחוסכת שאלות מזדמנות של המנהל בסגנון "מה עם זה?" - שמייצרות לעובד תחושה של מיקרו מנג'מנט.

הפגישה האישית היא של העובד, לא פחות משל המנהל, ומאפשרת לעובד להציף נושאים שבדרך כלל לא מקבלים התייחסות בשוטף: בעיות, קשיים, יוזמות ורעיונות, וכך תינתן למנהל האפשרות להתייחס, לפתור בעיות ולקדם יוזמות של העובד ולהעצים אותו.

מנהלים שבוחרים לאמץ את המלצתי משתפים שכשהתחילו לקיים פגישות אישיות קבועות הם אכן נחשפו לדברים שלא בהכרח ידעו על העובדים שלהם קודם לכן, היכולת שלהם לתת פידבק ולחנוך את העובדים עלתה, יכולת תאום הציפיות באופן ברור והיכולת לעקוב אחר התקדמות המשימות השתפרו וכן התייחסותם לתכנון קדימה ולפיתוח העובדים.

אז מה דעתכם ? צריך או לא צריך?