דחיינות - עד מתי?

"הייתי צריך להתניע את הפרויקט הזה כבר לפני חודש ולא הצלחתי להתיישב לעבוד עליו. השוטף "שוטף" אותי ואני כל היום עסוק בכיבוי שריפות".

משפט נפוץ שאני שומעת ממנהלים ועובדים רבים...

נשמע מוכר? אז נראה שגם אתם חווים דחיינות.

דחיינות היא הנטיה לדחות משהו שאנחנו רוצים או צריכים לעשות, עד שאי אפשר יותר!

ואז - או שעושים ברגע האחרון תחת לחץ ולעיתים תוך פגיעה בביצועים, או שאנחנו לא עושים בכלל.

דחיינות היא לא מצב חולף, אלא דפוס התנהלות קבוע של דחיית משימות למועד מאוחר יותר, ללא סיבה ממשית למרות שאנחנו מבינים שהדחייה תזיק לנו.

בדרך כלל אנו דוחים את הדברים שאיננו אוהבים לעשות, או דברים מורכבים לנו, או דברים שאין להם דדליין, ואלו עלולים להיות דברים חשובים מאוד, שאמנם כרגע אינם דחופים, אולם כאשר הם יהפכו דחופים הם יצרו לנו משבר ויצריכו אותנו לכבות את השריפה.

כאשר מדובר בעבודה, אנו עלולים לדחות משימות "תשתיתיות" , כאלו שיתרמו לשיפור עתידי, יוזמות למיניהן, אלו שלא דחופות למחר בבוקר, אבל אם לא נקדם אותן בהדרגה ולאורך זמן, הן לא יקרו לעולם וייצרו בעיה לאורך זמן.

מדוע אנחנו דוחים ?

1) קושי בדחיית סיפוקים וחוסר תיעדוף - אנחנו יצורים אימפולסיביים, רוצים כאן ועכשיו, מה שמייצר הנאה, סיפוק וערך מיידי. לכן אנו נוטים לתת מענה לצרכים מידיים. הרבה יותר קל ומספק להגיב להתראות, למיילים, לפרויקט שיש לו לוח זמנים מוכתב, למשהו חיצוני שמפעיל אותנו וגורם לנו לפעול באופן ריאקטיבי. הרבה יותר קשה לנו להישאר ממוקדים במטרה אחת לאורך זמן, מבלי שגירויים יסיטו אותנו ממנה, וכך אנו נתונים להסחות דעת שמונעות מאיתנו להתנהל באופן מתוכנן ומנוהל, פרואקטיבי.

2) חוסר ביטחון אל מול המשימה - אנחנו לא יודעים מה המשימה מצריכה, הנחיות לא ברורות, היקף מטלה עצום ומאיים.

3) פרפקציוניזם - הרצון לעשות מושלם, ואם לא מושלם, לא עושים.

4) קושי להתרכז לאורך זמן / בעיות קשב, או אנרגיה נמוכה - במקרה של קושי לאורך זמן, כדאי לבדוק הרגלים (שינה, תזונה, בדיקות דם המעידות על מחסור כלשהו שיכול להסביר אנרגיה נמוכה). כדאי להתייעץ עם איש מקצוע

מה כדאי לעשות אחרת?

1) שבירת המשימה הגדולה למשימות קטנות- ליצור תזוזה בצעדים קטנים יהיה פחות מאיים מלהסתכל על המשימה הגדולה והמורכבת ולהיתקע מולה.

2) תיעדוף - הכנת רשימת משימות מתועדפות יומיות / שבועיות.

* התחלת עבודה קודם כל ממה שחשוב ודחוף, מה שאני רוצה לסיים היום.

* משימות חשובות שאינן דחופות, אלו שאין להן דדליין (= "משימות תשתית") כדאי לתכנן באופן פרואקטיבי :

נחלק למשימות קטנות, נשריין חלונות זמן ביומן לעבוד על המשימות הקטנות ונתחיל לקדם אותן, אחרת לעולם לא נקדם את המשימות החשובות שאינן דחופות.

* את חלונות הזמן ביומן נשריין בזמנים של היום בהם אנחנו באנרגיה גבוהה ויכולים להתרכז (אנשי הבוקר לעומת אנשי הלילה).

3) למנהלים שנדרשים להניע עובדים עם נטייה של דחיינות , כדאי להציב לוחות זמנים ברורים + נקודות בקרה שמניעות לפעולה.